چگونه یک درخواست کار خوب بنویسیم؟

ویژگی‌های یک درخواست کار استاندارد

توضیح دادن نحوه تکمیل یک کار به افراد دیگر، از طریق دستورالعمل های نوشته شده، ممکن است یکی از سخت ترین کارها در محل کار باشد. در زمینۀ تعمیر و نگهداری، این عدم ارتباط صحیح در مورد دستورالعمل های کاری می تواند نتایج پرهزینه و بالقوۀ خطرناکی داشته باشد.

هنگامی که دستورالعمل کاری ضعیف نوشته شده باشد، تعمیر و نگهداری یک دستگاه به‌ویژه تعمیرات پیشگیرانه ممکن است نادرست یا ناقص انجام شود. این اتفاق می‌تواند منجر به خرابی دستگاه، از کار افتادن آن، تصادف و صدمات شود. علاوه بر این، داشتن دستورالعمل‌های کاری بد می‌تواند برای کارکنانی که احساس می‌کنند ابزار لازم برای انجام کار خود را ندارند، تضعیف کننده روحیه باشد. این به معنای طولانی شدن زمان آموزش، انتقال ضعیف دانش، فرهنگ منفی و گردش مالی بیشتر است. همانطور که می بینید، دستورالعمل های کاری ضعیف می‌تواند یک موج منفی در سراسر سازمان ایجاد کند. برعکس، دستورالعمل‌های کاری خوب می‌تواند به تیم‌های تعمیر و نگهداری، عملیاتی و قابل اطمینان کمک کند تا عملکرد مطلوبی داشته باشند و در نتیجه مزایای مثبتی در سراسر شرکت به همراه داشته باشند.

فهرست مطالب
چگونه دستورالعمل های یک کار عالی را بنویسیم

دستورالعمل کار چیست؟

دستورالعمل های کاری، مراحل دقیق مورد نیاز برای تکمیل یک وظیفۀ خاص هستند. اگرچه، آن ها از نظر تاریخی فقط به صورت مکتوب بوده اند. امروزه، گنجاندن تصاویر، نقاشی‌ها و حتی فیلم‌ها به عنوان بخشی از دستورالعمل‌های کاری برای افزایش درک، فهم و پایبندی بسیار آسان‌تر است. علاوه بر این، کامپیوتری شدن دستورالعمل های کاری، دسترسی و قالب بندی اطلاعات مورد نیاز را افزایش داده است. 

دستورالعمل های کار و SOP ها

تفاوت بین دستورالعمل های کار و SOP ها؟

اغلب، اصطلاحات «دستورالعمل های کاری» و «روش‌های عملیاتی استاندارد (standard operating procedures)» به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اگرچه آنها به هم مرتبط هستند، اما تفاوت‌های مهمی نیز دارد. SOP ها «دیدگاه کلی» را تعریف می‌کنند و به کارمندان کمک می‌کنند تا ببینند چه روش‌هایی مورد نیاز است، چه جایگاهی در کار یا وظیفه خود دارند و چرا نقش کلیدی را ایفا می‌کنند. دستورالعمل‌های کاری به دنبالۀ SOPها عمل می کنند و مراحل فردی مورد نیاز برای تکمیل موفقیت‌آمیز آن روش‌ها را شرح می‌دهند.

بهترین روش برای اجرای نگهداری پیشگیرانه PDM، استفاده از نرم افزار cmms است این نرم افزار را رایگان دریافت و بررسی نمائید. 

بهترین شیوه های آموزش کار

بهترین شیوه های آموزش کار

بهترین شیوه های آموزش کار از آنچه در ارتباطات عالی لازم است، تقلید می کند. در اینجا چند ویژگی کلیدی وجود دارد:

  • وضوح: دستورالعمل باید بسیار واضح و تا حد ممکن ساده باشد. از کلمات اختصاری، توضیحات پیچیده و غیر ضروری خودداری کنید.
  • اختصار: هر بخش از دستورالعمل را به عنوان یک مرحله جداگانه بنویسید و آن را تا حد امکان کوتاه و فشرده نگه دارید. از کلمات اضافی خودداری کنید.
  • دقت: مطمئن شوید که دستورالعمل کار به متخصص کمک می‌کند تا کار را با دقت و درستی انجام دهد
  • اطیمنان کامل: کارکنان باتجربه را برای نگارش یا بازبینی دستورالعمل‌های کاری جدید درگیر کنید تا از درستی و جامع بودن آنها اطمینان داشته باشید.
  • دید بهتر: نمودارها، عکس‌ها، تصاویر و حتی فیلم‌ها را در صورت امکان اضافه کنید تا دستورالعمل‌های کار را بهتر نشان دهید.
  • در دسترس بودن: کارمندان باید بتوانند به سرعت دستورالعمل کار مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند. داشتن یک نرم افزار CMMS که دستورالعمل های کاری را در زمان مناسب سازماندهی، نگهداری و ارائه می کند، بسیار ارزشمند است.

چگونه دستورالعمل های یک کار عالی را بنویسیم

برای اینکه با یک مثال این روند را نشان دهیم، در اینجا مراحل نوشتن دستورالعمل های یک کار خوب آمده است:

یک عنوان مختصر ایجاد کنید

شروع با عنوان، شما را مجبور می کند تا به دستورالعمل کار خود برسید. تمام مراحل بعدی باید مطابق با عنوان انتخابی شما باشد.

در مقدمه، یک متن مختصر ارائه دهید

با وجود اینکه نباید مقدمه طولانی داشته باشید، توضیح اینکه چرا این دستورالعمل کاری مهم است، در چه جایی با SOP جور در می‌آید و چه کسی مسئول تکمیل کار است، می‌تواند حائز اهمیت باشد..

موارد مورد نیاز را فهرست کنید

هیچ چیز برای یک متخصص خسته کننده‌تر از این نیست که بخشی از تعمیر را پشت سر بگذارد و متوجه شود ابزار یا قطعاتی را از یاد برده است. تمام مواد، لوازم و ابزار مورد نیاز برای تکمیل کار را فهرست کنید. اگر اقلام موجود نباشند، امکان اطلاع رسانی خرید در این مرحله تضمین می‌کند که اقلام به موقع سفارش داده شوند.

بهترین قالب را انتخاب کنید

دستورالعمل کار را در نظر بگیرید و بهترین قالب را برای چیدمان مراحل انتخاب کنید. به عنوان مثال، تکنیک درخت تصمیم می تواند یک ابزار عالی برای تصمیم گیری ها باشد. یک دستورالعمل کار پیچیده باید به مراحل جداگانه تقسیم شود که تکمیل هر کدام بیش از 10 تا 15 ثانیه طول نخواهد کشید.

خوانایی را بررسی کنید

تصاویر، نمودار‌ها، بولد شده‌ها، هایلایت‌ها و فهرست‌ها را یکی کنید تا خواندن و درک دستورالعمل تا حد امکان آسان شود.

ساده کردن

به دستورالعمل کار برگردید و کلمات اضافی را حذف کنید، کلمات اختصاری را توضیح دهید و یا حذف کنید.

اطلاعات پشتیبانی را اضافه کنید

اگرچه نمی‌خواهید دستورالعمل واقعی را با جزئیات اضافی پر کنید، اما اگر خواننده مایل به کسب اطلاعات بیشتر باشد، گنجاندن پاورقی‌ها یا پیوندهایی به پس‌زمینه یا اطلاعات اضافی می‌تواند مفید باشد.

قبل از راه اندازی تست کنید

سه تا پنج کارمند را که در حالت ایده‌آل ماهیت بسیار متفاوتی دارند، انتخاب کنید. سپس، از آن ها بخواهید تا دستورالعمل‌های کاری را مرور کنند و وظایفی را که در دست دارند، انجام دهند. با دقت تماشا کنید تا ببینید هر کدام چگونه دستورالعمل ها را تفسیر می‌کنند و به سوء تفاهم ها یا خطاها توجه کنید تا دستورالعمل‌های کار نهایی قبل از راه اندازی گسترده، واضح و بهبود یابد.

به عنوان مثال، وقتی اتومبیل تعداد کیلومتر خاصی را طی می‌کند، به راننده برای تعویض روغن موتور هشدار می‌دهد، نشانه‌هایی از نگهداری و سلامت دارایی را مشخص می‌کند، معمولا نیازمند توقف فعالیت ماشین است.

استفاده از جدیدترین تکنیک‌های نگهداری و تعمیرات در صنعت، منجر به کاهش چشم گیر تعداد و هزینه تعمیرات می‌شود

نمونۀ یک دستورالعمل کار

هر دستورالعمل کار بسته به پیچیدگی خودِ کار، از نظر طول و جزئیات، منحصر به فرد خواهد بود. بیایید یک کار بسیار ساده را برای نشان دادن یک دستورالعمل کار خوب انجام دهیم.

  • وظیفه: نحوه تغییر فیلتر کوره
  • مقدمه: تعویض فیلتر کوره به صورت فصلی برای عملکرد بهینه سیستم HVAC و بهبود کیفیت هوا مهم است. بخش تعمیر و نگهداری، مسئول انجام این کار است.
  • لوازم: فیلتر کوره جدید، پیچ گوشتی چهارسو

دستورالعمل (استفاده از تصاویر):

  1. درب فیلتر را که در سمت جنوب کوره قرار دارد، پیدا کنید.
  2. چهار پیچ آن را جدا کنید.
  3. درب را با بلند کردن بردارید.
  4. تمام پوشش آبی را از دستگاه جدا کنید.
  5. با آزاد کردن چهار باریکۀ گوشه، پوشش آبی را از اطراف فیلتر باز کنید.
  6. فیلتر قدیمی را بردارید.
  7. فیلتر جدید را با توجه به جهت جریان هوا داخل محفظه قرار دهید.
  8. چهار باریکۀ گوشه را بچسبانید.
  9. بدنه را دوباره داخل دستگاه قرار دهید.
  10.  پایین درب اصلی را با دهانه مطابقت دهید، به سمت پایین و داخل فشار دهید تا جایگزین شود.
  11. چهار پیچ را عوض کنید.
  12. کار انجام شده را در سیستم مدیریت نگهداری کامپیوتر ثبت کنید.
 

مزایای دستورالعمل های یک کار عالی

صرف زمان برای نوشتن دستورالعمل های کاری خوب، مزایای بلندمدت زیادی برای یک سازمان ایجاد می‌کند. در اینجا برخی از موارد اصلی آورده شده است:

انتقال آسان دانش

در عصر امروز، افراد چندین بار شغل و حرفه خود را تغییر می‌دهند. توانایی انتقال آسان و کارآمد دانش به کارکنان جدید می‌تواند تفاوت بزرگی در کارایی کلی یک سازمان ایجاد کند.

کاهش ریسک ایمنی

دستورالعمل های کاری واضح می‌تواند در برآوردن الزامات ایمنی و اجرایی، کمک زیادی کند. اگر کارکنان روش صحیح و کامل انجام وظایف را بدانند، خطرات تصادف و آسیب را می‌توان به میزان قابل توجهی کاهش داد.

فرهنگ توانمندسازی

وقتی متخصصان بدانند که چه کاری باید انجام شود و چگونه آن را به درستی انجام دهند، اغلب در برابر چالش قدم برمی‌دارند. اگر آنها برای انجام یک کار خوب و کمک به ارزش کلی یک تیم احساس قدرت کنند، یک فرهنگ کلی مثبت وجود خواهد داشت که باعث کاهش جابجایی و بهبود تجربه کارکنان می‌شود.

هزینه های پایین تر

انجام درست کارها، خرابی را کاهش داده و می‌تواند قابلیت اطمینان کلی دارایی های حیاتی را بهبود بخشد. همه این‌ها منجر به هزینه‌های کمتر و بهره‌وری بیشتر می‌شود که تأثیر مستقیمی بر سود شرکت دارد.

برنامه‌ریزی دستورالعمل کار سیستماتیک 

ابزارهای مختلفی برای تقسیم و ارجاع دستور کارها بین پرسنل وجود دارند، اما نکته‌ای که باید مورد توجه قرار گیرد، 
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟
نظری بدهید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *