آموزش نرم افزار cmms + روش های اجرای موفق CMMS
12 روش برای اجرای موفق نرم افزار نت (CMMS)
اجرای CMMS به برنامه ریزی، زمان بندی و مهارت مدیریت نیاز دارد و راه اندازی درست آن عامل مهمی در مدیریت نگهداری و تعمیرات سازمان است. آموزش نرم افزار CMMS جهت پیاده سازی سامانه نگهداری و تعمیرات نه تنها مستلزم سرمایه گذاری است بلکه تغییر بزرگی برای کارکنان نیز محسوب می شود؛ چرا که سازمان شما از یک سیستم قدیمی به سیستمی مدرن تغییر روش داده و باید پرسنل با این دگرگونی تطابق پیدا کنند. سامان‌دهی پرسنل در امر آموزش نگهداری و تعمیرات، بسیار حیاتی است. پرسنلی که فعالیت های کاملا فیزیکی و عملیاتی را به شکل کاغذی ثبت می‌کنند، در ثبت اطلاعات نرم افزاری احساس راحتی نمی‌کنند. قبل از آموزش نرم افزار CMMS از آمادگی پرسنل برای انتقال از سیستم کاغذی به سیستم نرم افزاری اطمینان حاصل نمایید.
در این مقاله پیرامون روند پیاده سازی CMMS و نکته هایی درباره افزایش شانس موفقیت، کاهش اشتباهات، جلوگیری از هزینه های غیرضروری و دستیابی به اهداف صحبت خواهد شد.
چه عواملی موجب اجرای درست CMMS می شوند؟
اولین و مهمترین گام در زمان اجرای سیستم نگهداری و تعمیرات، تعریف و تعیین هدف است. تعریف هدف، موجب می‌شود که دستیابی به آن ساده تر شده و دلایل واضح تر شوند. اگرچه هر سازمانی از اجرای CMMS اهداف خاص و منحصربه فرد خود را دنبال می کند؛ اما اهداف مشترکی نیز در میان گروه های تعمیرات و نگهداری وجود دارد. قبل از شروع آموزش نرم افزار CMMS اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت خود را مشخص نمایید.
تعیین هدف
ابتدا هدف را تعیین کرده و برای رسیدن به آن نهایت تلاش خود را به کار برید. هر کدام از قسمت های تعمیرات و نگهداری اهداف مشخصی از قبیل کاهش زمان توقف ها، کاهش هزینه ها یا بهبود وضعیت ایمنی را مدنظر دارند؛ اجرای موفقیت آمیز CMMS موجب می شود که بدون فکر کردن به اهداف، به آنها دست یابید.
فراموش نکنید که پیشرفت به یکباره اتفاق نمی افتد و قبل از اجرای برنامه باید به تعریف هدف و درک این موضوع که آیا CMMS میتواند در دستیابی به هدف کمک کند یا نه، بپردازید. با برنامه ریزی، زمان بندی و اجرای دقیق CMMS می توانید نتایج مورد نظر را کسب کنید.
استانداردسازی
شرکت شما یک کل واحد است و وجود چندین سیستم مختلف فقط موجب سردرگمی افراد و هرج و مرج در کارها می شود. اجرای سیستم نگهداری و تعمیرات باعث می‌شود که تمام فرایندهای مربوط به تعمیرات و نگهداری و اطلاعات دیگر در یک مکان ذخیره شوند و از ایجاد بی نظمی جلوگیری می کند.
ایجاد مجموعه ای از استانداردها برای استفاده از سیستم و روشهای نگهداری، از اهمیت زیادی برخوردار است. بخش دیگری از استانداردسازی شامل ادغام CMMS با سایر سیستم های عملیاتی و استفاده از سیستم و فرایندهای آن در همه زمینه هاست.
پذیرش کاربرها
آموزش نگهداری و تعمیرات تنها در صورتی مؤثر است که همه افراد به طور مداوم و درست از آن استفاده کنند؛ به همین دلیل قبول و پذیرش آن توسط کاربران اهمیت زیادی دارد. میزان پذیرش کاربران به معنای درصد افرادی است که از سیستم همانطور که انتظار می رود، استفاده کنند.
به عنوان مثال اگر از هر ده تکنسین، دو نفر فقط برای انجام برخی از کارها از سیستم استفاده کنند یا اصلا با آن کار نکنند؛ به این معنی است که میزان پذیرش کاربران 80 درصد است. در هر سازمانی میزان پذیرش سیستم توسط کاربران باید صد درصد باشد؛ این موضوع نشان می دهد که همه وظایف با دقت انجام شده و اطلاعات به درستی جمع آوری می شوند.
پیشرفت مداوم
اجرای CMMS اولین گام برای ورود بخش تعمیرات و نگهداری به دنیای دیجیتال است. اجرای ضعیف این نرم افزار موجب می شود که تغییرات سطحی در وضع کنونی به وجود آید، اما عملکرد شما به همان شیوه قبلی باقی بماند. قبل از اجرای این برنامه از آموزش نگهداری و تعمیرات در سازمان خود اطمینان حاصل نماید. آموزش متدهای جدید نگهداری و تعمیرات به پرسنل موجب ایجاد تغییرات در سطح عمیق خواهد شد.
اجرای موفقیت آمیز CMMS، باعث پیشرفت کسب و کار شما شده و منابع و انگیزه لازم را برای بهینه سازی عملکرد ایجاد می کند؛ همچنین فضایی برای خلاقیت در حل مسائل و رشد و بهبود بخش تعمیرات و نگهداری خلق می کند.
برنامه ریزی مدیران در کنار پذیرش کاربران و تداوم اجرای درست cmms، منجر به پیشرفت در مجموعه می شود.
همین حالا نسخه رایگان نرم افزار نگهداری و تعمیرات ما را دانلود کنید و کارایی خود را افزایش دهید
چرا اجرای CMMS با شکست مواجه می شود؟
به چند دلیل مهم، 60 تا 80 درصد از مواقع پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات با شکست مواجه می شود.
عدم حمایت مدیریت
سازمان ها معمولا هنگام اجرای یک برنامه جدید، با صرفه جویی در سرمایه و زمان موجب می شوند که پروژه با شکست مواجه شوند. البته یک دلیل مهم برای عدم موفقیت پروژه وجود دارد و آن فقدان حمایت مدیریت است. مدیران معمولا بودجه و انگیزه پروژه را تأمین می کنند و اگر در این زمینه سرمایه گذاری کافی انجام ندهند، پروژه با کمبود بودجه و شکست مواجه می شود.
اهداف، نقش ها و مسوولیت های نامشخص
اگر قبل از اجرای CMMS، اهداف تعیین نشود، پروژه ناموفق خواهد بود. فقدان هدف موجب عدم موفقیت پروژه و کاهش انگیزه در استفاده از سیستم و در نتیجه کاهش پذیرش کاربران می‌شود. مشخص نبودن نقش ها و مسوولیت ها نیز عامل دیگری در شکست پروژه، انجام ناقص یا نادرست وظایف می شود.
عدم آموزش صحیح کاربران
یکی از عوامل اجرای ناموفق برنامه CMMS، عدم تمایل کاربران به استفاده از آن یا عدم آموزش درست آنهاست؛ به همین دلیل تمام افراد باید آموزش‌های لازم را کسب کنند. نادیده گرفتن این موضوع باعث بی میلی کارکنان در استفاده از برنامه شده و به عملکرد آن آسیب میزند.
- بیشتر بخوانید:
- 10 نرم افزار برتر تعمیر و نگهداری در جهان
12 گام در اجرای موفقیت آمیز CMMS
اجرای سیستم نگهداری و تعمیرات، فرایندی زمانبر و مشکل است؛ شما می توانید با استفاده از چند استراتژی، احتمال شکست پروژه را کاهش داده و موانع را برطرف کنید.
ترغیب مدیریت
معمولا مدیران تمایلی به سرمایه گذاری در بخش نگهداری و تعمیرات ندارند، زیرا فکر می کنند این کار هزینه زیادی دارد. به همین دلیل باید به آنها اثبات کرد که استفاده از CMMS موجب کاهش هزینه ها و افزایش نرخ تولید خواهد شد؛ در این زمینه باید شرح کاملی از مزایا و بازگشت سرمایه بالقوه CMMS تهیه کرده و به مدیریت ارائه دهید. باید این موضوع برای مدیر روشن شود که استفاده از CMMS موجب ارتقا سازمان و رشد کسب و کار خواهد شد.
آماده سازی برای تغییر و تحول
پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات، یک تغییر بزرگ و سخت است. ممکن است کارمندان تجربه بدی از کاربرد CMMS داشته باشند یا فکر کنند که استفاده از نرم افزار به معنای تعدیل نیرو و اخراج آنهاست. مشارکت گروهی در زمینه از بین بردن نگرانی ها بسیار مؤثر است. آموزش، بهروزرسانی پروژه ها و برگزاری جلسات موجب آگاهی همگانی و مشارکت در موفقیت سازمان خواهد شد. مخالفان را شناسایی کرده و به کاربران کمک کنید تا استفاده درست از CMMS را یاد بگیرند.
تعریف نیازها، اهداف و مقررات
اهداف شغلی و اهداف بخش تعمیرات و نگهداری را در کنار ملزومات دستیابی به آنها از قبیل بودجه، ابزارها، شاخص‌ها، کارکنان و جدول زمان بندی را تعریف و تعیین کنید. این اهداف و ملزومات در چگونگی اجرای موفقیت آمیز و به موقع CMMS با بودجه مقرر مؤثر هستند و شما را در دستیابی به هدف کمک می کنند. یکی از قسمت های مهم در تعیین اهداف، استفاده از شاخص‌های تعمیرات و نگهداری است. در این مرحله باید توانایی ها و محدودیت های را شناسایی کرده و برای اهداف، کاملا واقع بینانه برنامه ریزی کنید.
انتخاب درست عرضه کننده CMMS
انتخاب CMMS بر اساس ویژگی های کاربردی آن نکته مهمی است؛ اما یافتن عرضه کننده از آن مهم تر است، چرا که پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات به این معناست که شما باید مدت طولانی با فروشنده این محصول در ارتباط باشید. هنگام تهیه این نرم افزار باید اطمینان حاصل کنید که عرضه کننده این محصول، از سازمان شما در تمام مراحل از قبیل ساختن پروژه، آموزش کارکنان و اجرای برنامه پشتیبانی کند.
نوشتن جدول زمان بندی برای پروژه
نوشتن جدول زمان بندی برای پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات به عوامل مختلفی از جمله سطح اولویت، توانایی کاربران، نوع تجهیزات و موارد دیگر بستگی دارد. گاهی پیاده سازی و اجرای برنامه CMMS یک ماه زمان میبرد و گاهی ممکن است یک سال طول بکشد.
برای تعیین یک برنامه واقع بینانه باید با تکنسین ها و مدیران تأسیسات و همچنین عرضه کننده CMMS مشورت کنید. مراحل مهم و کلیدی فرایند را مشخص کنید تا امکان بررسی روند پیشرفت پروژه را داشته باشید؛ در ضمن برای مشورت با کاربران، نظم دهی اطلاعات، آموزش و ارزیابی پروژه وقت کافی اختصاص دهید.
انتخاب تیم مدیریت و رهبری برای اجرای برنامه
انتخاب یک شخص برای نظارت بر تقسیم وظایف، پیگیری انجام امور، جلوگیری از بی نظمی، اولویت بندی و ترغیب افراد بسیار مهم است. فرد مسوول می تواند شما را در پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات یاری داده و گروهی برای نظارت بر کارها تشکیل دهد؛ تعداد افراد این گروه با توجه به وسعت فعالیت متفاوت است اما می تواند شامل یک مدیر، متخصص ارزیابی اطلاعات، مدیر آموزش و موارد دیگر باشد. این افراد باید مسوولیت پذیر بوده و اهداف خاصی را دنبال کنند و رفتاری مقتدرانه داشته باشند.
جمع آوری، نظم دهی و وارد کردن اطلاعات
اجرای CMMS اغلب به دلیل فقدان، نادرست بودن و واضح نبودن اطلاعات با شکست مواجه می شود. در مرحله اول، هنگام جمع آوری و وارد کردن اطلاعاتی نظیر انواع تجهیزات، گردش کار، فرایندهای استاندارد عملیات (SOP)، اطلاعات مربوط به قطعات یدکی و جزئیات شرکت عرضه کننده دقت لازم را به کار ببرید و اطلاعات غیرقابل اعتماد و نادرست را حذف کنید.
مرحله بعدی بارگذاری اطلاعات در برنامه CMMS است، برای اطمینان از سرعت عمل و دقیق بودن فرایند انتقال داده های از اکسل به CMMS، با عرضه کننده این برنامه مشورت کنید. در آخر اطلاعات را در سیستم پیکربندی کنید. موارد مربوط به تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه را تنظیم کنید، گردش کار و محرک های را مشخص کنید، مستندات دیجیتال را به تجهیزات ضمیمه کنید.
آموزش کاربران نهایی
این آموزش به کاربران و مدیران CMMS کمک می کند تا ویژگی های و قابلیت های نرم افزار را شناخته و از سیستم به صورت مؤثر و کارآمد استفاده کنند. آموزش، موجب بالا رفتن سرعت پردازش، انتخاب روش های بهتر و افزایش پذیرش کاربران می شود. برنامه آموزشی جامع شامل مطالب کامل و مرتبط می شود و امکان یادگیری علمی و مفید را برای کاربران مهیا میکند؛ همچنین این برنامه باید پاسخگوی سؤالات افراد باشد. برای بهینه سازی فرایند آموزش حتما از عرضه کننده CMMS کمک بخواهید و فرصت یادگیری و پیشرفت را برای کارکنان فراهم کنید.
مشخص کردن مسوولیت کاربران
مسوولیت ها و نقش های کاربران در زمینه کار با CMMS را به صورت مکتوب و مستند به آنها ارائه دهید. این سند موجب روشن شدن وظایف، محدودیت ها و مقررات شده و حس مسوولیت پذیری، کارایی و اعتماد آنها را افزایش می دهد. مسوول CMMS باید به صورت روزانه برنامههای مدیریت CMMS را بیان کرده و وضعیت، گواهینامه ها و اطلاعات تماس کاربران و گروه ها را به CMMS اضافه کند.
آزمایش برنامه CMMS
قبل از پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات، نرم افزار CMMS را آزمایش کرده و از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید؛ این به شما کمک می کند که قبل از اجرا، مشکلات را شناسایی و رفع کنید. برای اطمینان از عملکرد نرم افزار، گروه کوچکی از کاربران اصلی تشکیل داده و اطلاعات و قابلیت های سیستم را بررسی کنید. امنیت سیستم، دستورالعمل های کاربران، عملیات مربوط به تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه، اعلان ها، پنل ها، گزارش ها، سفارش کارها و جزئیات موجودی انبار را ارزیابی کنید.
راه اندازی پس از آموزش نرم افزار CMMS
وقتی زمان اجرا و راه اندازی CMMS فرا رسید، باید همه کاربران آماده استفاده از آن باشند و سیستم های قدیمی را کنار بگذارند. همه افراد را از تاریخ پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات آگاه کنید تا آمادگی لازم را داشته باشند. عرضه کننده نرم افزار نیز باید از تاریخ شروع مطلع شود تا بتواند پشتیبانی نرم افزار cmms را با شرایط درخواستی انجام داده و به سؤالات پاسخ گوید.
نظارت بر سیستم و آموزش ضمن کار
بعد از راهاندازی، کارشناس CMMS باید نحوه استفاده از سیستم را کنترل کرده و عملکرد المان های گوناگون از قبیل اعلانها، عوامل تعمیرات و نگهداری برنامهریزی شده را بررسی کند. علاوه براین باید در صورت نیاز به کاربران آموزش ضمن کار بدهد. در این مدت شاخص های اصلی عملکرد مانند میزان پذیرش کاربران و معیارهای تعمیرات و نگهداری را باید تحت نظر داشته باشد. برای جلوگیری از اتلاف وقت، مشکلات را برطرف کنید و آموزش نگهداری و تعمیرات را جدی بگیرید.
چطور روند صحیح پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات را ادامه دهید؟
بعد از اجرای موفقیت آمیز CMMS، باید برای بهبود روند کار تلاش کنید. تیم تعمیرات و نگهداری باید استراتژی هایی برای از بین بردن موانع و تداوم موفقیت انجام دهند.
مدیریت مشکلات آتی
CMMS باید با گذشت زمان و به روزرسانی و استفاده مکرر کاربران، تکامل یابد. تغییرات در سیستم در عین سودمند بودن می تواند مشکلاتی در آینده به وجود آورد؛ یکی از راه ها کاهش مسائل، تماس های منظم با عرضه کننده CMMS است. این ارتباط مستمر موجب برطرف شدن سریع مشکلات و پاسخگویی به سؤالات می شود.
ارزیابی پروژه
بررسی اجرای CMMS موجب تسهیل دیجیتالی سازی کلیه امور می شود. با ارزیابی عملکرد این برنامه و مقایسه آن با سیستم سنتی، شناسایی دستاوردها و بررسی اهداف پروژه، شما می توانید نکات مثبت را کشف کرده و برای اجرای پروژه های مشابه برنامه ریزی کنید.
بررسی و بهینه سازی
پیاده سازی سیستم نگهداری و تعمیرات، اولین گام در زمینه بهینه سازی فرایند تولید است و موفقیت آن کاملا بستگی به نحوه استفاده از آن دارد. برای عملکرد بهتر این نرم افزار باید نحوه تعامل کاربران با CMMS را بررسی کرده و راه هایی برای بهینه سازی فرایندها و عملکرد کاربران با آن پیدا کنید. ارزیابی بازخورد کاربران، بررسی گزارش ها و کنترل امور مربوط به تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه، از جمله عوامل مهم در زمینه بهینه سازی استفاده از این نرم افزار هستند.
سخن پایانی
استفاده از نرم افزار CMMS یک راه حل کلی برای نگهداری و تعمیرات بهتر نیست، بلکه می تواند بخش مهمی در زمینه دستیابی به نتایج بهتر باشد. آموزش نگهداری و تعمیرات به پرسنل در نرم افزار CMMS سازمان یافته تر پیش حواهد رفت. در واقع CMMS یک ابزار کاربردی برای تیم تعمیرات و نگهداری محسوب می شود و در صورت اجرای دقیق، تبدیل به پایگاهی برای ذخیره اطلاعات مربوط به تعمیرات و نگهداری است. این اطلاعات نقش اساسی در عدم اتلاف وقت دارند و زمینه آنالیز و تجزیه تحلیل دقیق را فراهم می‌آورند. تجزیه تحلیل اطلاعات در قالب گزارشات نرم افزار نت روند کلان سازمان را بهبود می‌بخشد و زمینه را برای کاهش هزینه نگهداری و تعمیرات فراهم می‌آورد.
برای اجرای موفقیت آمیز این نرم افزار نکاتی از قبیل آموزش کاربران، تعیین وظایف، تعریف نیازها و نظمدهی اطلاعات بسیار مهم است. پیادهسازی سیستم نگهداری و تعمیرات می تواند نقش مهمی در استراتژی تعمیرات و نگهداری داشته باشد و عملکرد سازمانی را به طور چشم گیری بهبود بخشد.
لینک‌های مرتبط:
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!